Stadt Hückelhoven

Elektronische Kommunikation

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Hückelhoven

 

Zugangseröffnung

Die Stadt Hückelhoven bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Stadt Hückelhoven die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

Die Stadt Hückelhoven eröffnet einen Zugang zur elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen:

 

Einfache formlose Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte elektronische Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.hueckelhoven.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden. Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen formlosen Vorgängen möglich. Wir empfehlen die Verwendung dieser Online-Formulare, da die eingetragenen Daten im Gegensatz zu einfachen E-Mails verschlüsselt an die Verwaltung übertragen werden.

 

Zentrale E-Mail-Adresse

Für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail ist die zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:

info@hueckelhoven.de

Darüber hinaus finden Sie im Internetangebot weitere E-Mail-Adressen städtischer Mitarbeiter, welche für die formfreie Kommunikation zur Verfügung stehen.

Wenn Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, sollten Sie bedenken, dass die Informationen möglicherweise auf dem Transportwege von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden könnten.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass außerhalb der Virtuellen Poststelle keine gesicherte Kommunikation mit der Stadt Hückelhoven angeboten wird. Es wird empfohlen keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mailadressen der Stadt Hückelhoven zu senden.

 

Zentrale De-Mail-Adresse

Da De-Mails von den De-Mail-Anbietern verschlüsselt versandt werden, eignen sie sich auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse hierfür lautet:

info@hueckelhoven.de-mail.de

 

Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).

 

Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur

Für formgebundene Schreiben können Sie unsere Virtuelle Poststelle nutzen, welche Ihre Daten verschlüsselt an die Stadt Hückelhoven übermittelt. Dabei sind die dort vorgegebenen Formulare zu nutzen und die Dokumente als Anlage beizufügen. Sie erreichen die Virtuelle Poststelle über folgenden Link:

virtuelle Poststelle

Bei dieser Art der formgebundenen Kommunikation müssen Sie ihr Dokument (Anlage) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen. Die Stadt Hückelhoven unterstützt nur die von der Bundesnetzagentur akkreditierten Signaturverfahren. Eine vollständige Liste der Zertifizierungsanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur:

Zertifizierungsdiensteanbieter

Alle anderen Formulare und E-Mail-Adressen der Stadt Hückelhoven sowie von Mitarbeitern der Stadtverwaltung werden für einen rechtsverbindlichen Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere Formulare oder E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen wahren können.

 

Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung

Zudem ersetzt eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Hückelhoven elektronisch kommunizieren.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, ist eine Bestätigung Ihres De-Mail-Diensteanbieters notwendig. Hierzu versieht dieser im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse der Stadt Hückelhoven lautet:

info@hueckelhoven.de-mail.de

 

Dateiformate

Möchten Sie Dateianhänge an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Hückelhoven nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende gängige Dateiformate können aktuell verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
  • Bilddateien (.jpg, .gif, .tif, .bmp)

Sämtliche Dateien der Microsoft-, als auch Open bzw. Libre Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise z. B. in ein .pdf Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.

In der Virtuellen Poststelle können maximal 5 Anlagen hoch geladen werden. Die Größe der entgegengenommenen Dokumente wird auf 10 Megabyte pro Anlage beschränkt.

Wenn Sie der Stadt Hückelhoven eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (zum Beispiel *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen.

Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (zum Beispiel beim Austausch von Geo-Informationen), bitte ich, dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an das Hauptamt der Stadt Hückelhoven, Herr Loogen, Telefon: 02433 – 82 104.